Atualmente não é difícil encontrar empresas que lidam com um grande fluxo de documentos diário, isso porque, apesar do avanço da tecnologia, tem empresas que ainda lidam com papeladas infinitas. Para isso, é essencial saber como conservar documentos físicos do seu negócio.
Mesmo sendo uma tarefa essencial, muitas vezes não é dada a devida importância à conservação para documentações físicas.
Por entendermos que essa é uma tarefa vital em qualquer empresa, trouxemos algumas dicas que podem ajudar no dia a dia para a preservação da sua papelada. Quer entender melhor? Então continue a leitura!
Qual a importância de conservar documentos físicos?
A principal questão envolvida neste processo é a importância real de se preservar e guardar corretamente os documentos da sua empresa. Em primeiro lugar, podemos ressaltar as questões burocráticas a longo prazo, que podem exigir confirmações legais de prestações de serviços, por exemplo.
Nesse mesmo exemplo, pode-se aplicar a necessidade de documentos como contratos de trabalho, histórico comercial de clientes, pagamentos oficiais de grandes valores serem mantidos intactos por, no mínimo, cinco anos. E esses são apenas alguns dos que podem ser exigidos para fins de comprovação caso necessário.
Além disso, são nos documentos que fica todo o histórico do cliente desde que ele entra até o momento que ele sai da sua empresa. Essas informações, por exemplo, são de grande valia para andamento do projeto e, até mesmo, para análises internas como de processos e possíveis otimizações, por isso é tão importante tê-las preservadas. Para isso, confira essas dicas!
1. Tenha um ambiente específico
O principal ponto é não deixar os documentos jogados pelo escritório ou espalhados em diversas salas. Isso porque, desse modo, é mais propicia a perda e deterioração por mau manuseio das folhas. Além disso, um ambiente específico pode ser pensado e estruturado para isso.
Quando for separar um espaço da empresa para a instalação de mobiliário que irão contemplar os documentos, sempre opte por salas arejadas, que não tenham umidade e que não tenha contato direto com o sol, por exemplo, já que isso pode causar o envelhecimento do documento. Outra dica que pode ajudar, é não deixar os documentos tão próximos um do outro, sempre respeitando uma distância mínima.
2. Escolha as embalagens corretas
Para armazenar de forma correta e a fim de evitar possíveis extravios e perdas, é essencial que os documentos não sejam guardados de forma avulsa. Porém, a primeira solução que pode surgir, é recorrer para grampeadores ou clipes de metais para acoplar todas as folhas em um monte, mas isso a longo prazo pode enferrujar e deixar marcas permanentes em seus arquivos.
O indicado é que sejam utilizados pastas ou envelopes, pois facilitam o armazenamento e limpeza. Há outras possibilidades, como é o caso de caixas arquivo . De qualquer forma, é essencial identificar qual melhor atende às necessidades do seu negócio.
3. Conservar documentos exige a limpeza em dia
A limpeza do local de armazenamento deve ser levada como prioridade pela empresa, isso porque o acúmulo de poeira é um dos principais responsáveis pela deterioração a longo prazo. Para realizar a limpeza, o indicado é utilizar apenas panos secos e aspiradores, pois produtos químicos e água têm grandes chances de acontecer acidentes.
Isso deve ser realizado de forma periódica de acordo com a necessidade enxergada na rotina comercial. Além disso, é importante ressaltar a importância de evitar entrar no espaço onde os documentos estão com objetos ou alimentos que possam, de alguma forma, deteriorá-los ou atrair insetos.
4. Utilize a tecnologia a seu favor
Atualmente, há tecnologia envolvida em todos os processos e para a conservação de documentos não seria diferente. Nesse caso é possível optar pela digitalização de todos os documentos físicos e armazená-los em nuvens digitais.
Além de colaborar na conservação dos documentos, isso garante otimização de espaço, tempo e recursos para a empresa que contrata esses serviços. Além de facilitar o dia a dia da operação e a consulta a esses arquivos.
5. Contrate uma empresa de guarda de documentos
Caso identifique que a sua empresa não tem a estrutura adequada para o armazenamento físico de documentos e perceber que isso pode gerar altos custos, considere a opção de contratar uma empresa de guarda de documentos. Esses negócios são especialistas em gestão, digitalização e armazenamento físicos de grandes volumes de documentos.
Conte com a Prado Chaves para conservar documentos
Agora que você já sabe como conservar documentos físicos e já garantiu algumas dicas práticas, que tal conhecer os serviços da Prado Chaves? Atuando no mercado de gestão de documentos, contamos com soluções específicas para suprir necessidades de diferentes demandas. Quer saber mais? Acesse nosso site agora mesmo!
Publicado originalmente em Prado Chaves
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