Por Marcelo Araujo, CBO – Diretor Comercial na Ebox Gestão e Proteção da Informação S.A.
As novas tecnologias estão estimulando as organizações a tornarem-se totalmente digitais, para que a sua gestão documental seja célere e eficaz. No entanto, há uma dúvida sobre o que fazer com o arquivo morto da organização.
Alguns documentos têm utilidade por anos e até mesmo décadas, que podem ser utilizados a qualquer momento, como documentos de gestão de pessoas, fiscais, contábeis e tantos outros. Por essa razão, é importante saber como cuidar bem desses arquivos. Acompanhe!
Organize os documentos
A princípio é importante frisar que arquivo morto, como o próprio nome diz, é um arquivo, e não um depósito. Ao conhecer essa definição já se entende que os documentos não podem ser guardados de forma aleatória e muito menos apenas formar uma pilha de documentos. Organizá-los de forma adequada é uma maneira de tornar os processos da organização mais ágeis.
Crie métodos de identificação
As pessoas que trabalham com a parte documental da empresa devem criar normas bem específicas para arquivar os documentos. É importante elaborar um documento com todas as orientações. O intuito desse registro, é que qualquer pessoa possa arquivar ou encontrar os documentos.
Antes de encaminhar os documentos para o arquivo, separe-os por ordem de prioridade ou por categorias, para facilitar o encontro quando necessário. Você pode também utilizar etiquetas, rotuladores e fixar nas caixas. O ideal é utilizar técnicas de catalogação para que tudo fique bem ordenado.
Digitalizar o que for possível
Todas as empresas sabem da seriedade que é cuidar bem dos seus documentos e de maneira que eles possam estar em perfeita apresentação quando forem utilizados. Essas informações podem ser bem conservadas por meio da digitalização documental.
A eBox Digital é especialista em digitalização de documentos. Ela digitaliza os documentos com certificação digital e com o Decreto Federal nº 10. 278, que ficam disponíveis em uma plataforma web segura, por meio de estratégias como:
tecnologia: a digitalização é feita usando OCR e inteligência artificial para extrair as informações dos documentos;
autenticidade: por meio do processo que a eBox utiliza, é possível ter uma cópia autêntica no cartório digital;
transformação: a instituição faz a transição do papel para os meios digitais, reduzindo o tráfego de documentos físicos;
confiabilidade: a forma de digitalização que a empresa usa oferece garantia de confidencialidade e autenticidade dos documentos digitais;
processo seguro: os procedimentos de digitalização da eBox garantem a inviolabilidade dos registros;
disponibilidade: os documentos ficam disponíveis na plataforma 24 horas por dia.
Além do mais, a eBox Digital atende a todas as regras da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). É uma empresa certificada em ISO 27001 e ISO 27701, nos escopos: guarda física e digital, serviços de digitalização e análise de documentação de clientes.
Por fim, reconhecemos que os arquivos mortos da empresa devem ser muito bem administrados para que a sua utilização seja facilitada. Como vimos, a tecnologia pode dar um grande suporte para realizar uma gestão documental segura e confiável. A eBox Digital, por exemplo, é uma instituição que faz a guarda e documentos físicos pelo tempo que for necessário.
Viu como você pode guardar seus arquivos mortos sem ocupar espaço na sua empresa? Para adquirir os nossos serviços, que tal entrar em contato com a eBox Dgital? Vamos explicar detalhadamente como todos os procedimentos acontecem.
Publicado originalmente em eBox Digital.
Comentários