Com o foco em reduzir toda burocracia que gera uma papelada, tornar a organização sustentável e modernizar o ambiente de trabalho, o Paperless – sem papel inglês – está fazendo escritórios e residências a migrarem do físico para digital.
O momento atual acelerou esse processo de transformação. Empresas estudam disponibilizar menos espaço físico no ambiente corporativo, a população sofre o temor de contaminação por qualquer objeto, inclusive por calhamaços de papel. “A diminuição da circulação de papel também foi analisada como um fator de diminuição da possível circulação do vírus. Esta jornada vai exigir cuidados adicionais com a segurança da informação e com a robustez da infraestrutura, pois serão muitos acessos adicionais e grande parte de fora da instituição”, analisa o Diretor Executivo da Unidade de Saúde da Digisystem, Mendel Sanger.
Mas ficar sem papel não é uma decisão a ser tomada da noite para o dia: boa parte das empresas ainda não está totalmente preparada. Principalmente por não possuir componentes cruciais, como sistema de gerenciamento nas nuvens, scanners e uma equipe treinada para executar tarefas eletronicamente.
“A jornada de adoção de novas tecnologias é longa, pois além do investimento na aquisição das tecnologias, exige a revisão dos processos de trabalho e a capacitação dos colaboradores. Neste sentido, as instituições devem se preparar para utilizar de forma eficiente estas inovações”, acrescenta Mendel.
A natureza agradece
Entre vantagens, o paperless aumenta a produtividade de funcionários, reduz o consumo de pacotes de papel e a necessidade de espaço, seja em salas ou depósitos. E é lógico: transforma a organização em um ambiente mais saudável e abre a possibilidade de reciclar tudo o seria jogado fora.
“A questão ecológica sem dúvida é muito importante, mas grande questão é a facilidade e disponibilidade de acesso. No caso do ambiente PAPERLESS, temos muitas alternativas para que ele exista de forma independente e única. A informações hoje podem ser disponibilizadas, por sites através da internet, por WhatsApp, por SMS, por e-mail” enumera Mendel.
“Estima-se que cada brasileiro consome, em média, meia árvore por ano com o uso de papéis. É o equivalente a 44 quilos de folhas A4. No total, esse número representa um consumo de 9 bilhões e 200 milhões de quilos, anualmente. É possível reduzir esse número drasticamente, adotando a digitalização.”, finaliza Ricardo Monteiro, diretor da ScanSystem.
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