Os avanços tecnológicos conseguiram mudar diversos processos empresariais e com a gestão documental de empresas isso também não seria diferente. Atualmente existem várias ferramentas que deixam atividades antes complexas, cada vez mais práticas e eficazes.
Seja para guardar, organizar ou acessar documentos, existe sempre uma solução para que isso seja feito da forma mais rápida e sem demandar por um longo período, permitindo que colaboradores possam desempenhar melhor seus trabalhos.
Hoje vamos apresentar algumas dessas ferramentas que aliam tecnologia e conhecimento para otimizar a gestão documental da sua empresa e garantir economia de tempo e dinheiro para o seu negócio.
1 – Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
Já pensou concentrar todas as informações da sua empresa em um único lugar e assim garantir acesso com segurança e rapidez para localizar documentos?
Com o GED você não só garante esses benefícios, como também o ganho de espaço físico, a redução de custos e o controle de acesso de usuários ao sistema.
Essa ferramenta veio para transformar a gestão documental do seu negócio e garantir melhor desempenho através de um sistema web moderno e seguro com todas as informações que você precisa.
2 – Workflow
Essa é uma das ferramentas existentes dentro do Gerenciamento Eletrônico de Documentos que tem o objetivo de mapear, aprimorar e automatizar os processos dentro de uma empresa.
Através dela é possível otimizar o fluxo de trabalho e possibilitar tomadas de decisão mais ágeis e rápidas, baseando-se em dados concretos e de fácil acesso.
O workflow também facilita na identificação de atividades que prejudicam o rendimento do seu negócio para que os processos sejam modificados e sua gestão documental aprimorada.
3 – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
Essa não é uma ferramenta, mas sim um conjunto de diretrizes para garantir a segurança e transparência no processo de gestão documental de organizações públicas e privadas.
Com a implementação da LGPD surgiu o dever para que empresas tomem uma série de cuidados para garantir a proteção dos dados de clientes, fornecedores, colaboradores e todas as informações pessoais que receberem.
Se adequar a essa Lei é hoje algo fundamental dentro da gestão de documentos para não só evitar as sanções previstas, mas também garantir o sigilo e segurança das informações.
4 – Digitalização de documentos
Esse procedimento é a porta de entrada para que a gestão documental da sua empresa possa integrar ferramentas inteligentes na sua rotina de processos.
Isso porque, a digitalização vai muito além de guardar documentos no formato digital, ela possibilita que dados sejam lidos por softwares para que essas informações façam parte dos procedimentos de otimização das atividades dentro do seu negócio.
Além disso, a digitalização de documentos gera uma economia enorme, já que ela reduz consideravelmente os gastos com papel e materiais para impressão.
Já parou para pensar o quanto seu negócio pode economizar reduzindo esse consumo?
Outra vantagem é que sua empresa passa a empregar técnicas mais sustentáveis nas suas atividades, gerando valor de marca e diminuindo o impacto do seu negócio no meio ambiente.
5 – Governança Documental
Essa solução é diferente da gestão documental por assumir uma macrovisão com o objetivo de orientar através de um conjunto de diretrizes estratégicas operacionais que provocam interação e amplia a relação entre pessoas, processos de negócios, soluções tecnológicas etc.
A Governança Documental também ajuda organizações corporativas a alinharem os seus programas de gestão documental de acordo com os quatro pilares da Governança Corporativa. Sendo eles:
Ou seja, a institucionalização da Governança Documental em empresas é necessária para apoiar esses quatro pilares, já que os documentos presentes nessas organizações registram, atestam e sustentam os atos e fatos relacionados aos seus processos.
Soluções integradas para o seu negócio
A Soluarq oferece soluções integradas para uma Governança Documental em Compliance com Normas e Resoluções na gestão de documentos físicos e eletrônicos.
Somos uma empresa com mais de 15 anos de experiência de mercado e faz parte do nosso DNA transformar documentos em informação e otimizar os processos da gestão documental da sua empresa.
Temos como diferenciais a redução de custos por meio de processos de BPO, como também o uso de técnicas avançadas de tecnologia para o tratamento do ciclo de vida de conteúdos e documentos.
Outro benefício que oferecemos é a utilização de técnicas de sensibilização, conscientização e capacitação de pessoas, já que elas são fundamentais para uma gestão documental estratégica e eficaz.
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Publicado originalmente em Soluarq
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