Por Rodrigo Reis, diretor comercial e sócio da Reis Office
Fala-se tanto em ter os dados certos na tomada de decisão de qualquer negócio que poucos se questionam como essas informações chegam às mãos dos colaboradores para, de fato, decidirem. Eles só têm importância quando ganham a forma de documentos, isto é, como relatórios que combinam diferentes fontes e oferecem os insights necessários para cada escolha. Podem ser questões administrativas, financeiras, de comunicação, operacional, entre tantas outras.
O problema é que esses arquivos precisam ser armazenados de forma simples, mas segura, permitindo que seja possível acessá-los sempre que necessário, sem resultar em perda para a empresa. Em um cenário de transformação digital, essa atividade também migrou para o ambiente virtual graças ao gerenciamento eletrônico de documentos. Com ele, é possível melhorar a organização administrativa de forma completa. Confira:
1 – Mais espaço físico nos escritórios
Todo ambiente de trabalho normalmente integra um armário ou porta-arquivo para guardar os documentos mais importantes. Em épocas de digitalização, porém, esses móveis servem mais para acumular tralha do que para alguma utilidade operacional. Por conta disso, adotar um gerenciamento eletrônico é a forma de se livrar desses equipamentos pesados e que tomam um espaço físico gigantesco. Assim, pode-se aproveitar para redesenhar o local e melhorar o fluxo de trabalho como um todo.
2 – Indexação inteligente
Seja físico, seja digital, o bom armazenamento de documentos não é apenas aquele que protege, mas, principalmente, o qual possibilita achar as informações essenciais de forma rápida e simples. Isso depende da indexação realizada em cada arquivo. Quanto mais dados forem catalogados, como nome correto, data, assunto e uso de palavras-chave, mais fácil o profissional consegue achá-lo. No caso do gerenciamento eletrônico, esse serviço é facilitado, criando uma busca bem mais inteligente.
3 – Criação de fluxo de informações
Ter os melhores dados em mãos é praticamente garantia de sucesso em qualquer processo corporativo. Isso não é segredo para ninguém. O problema é que são poucas as empresas que conseguem criar um fluxo transparente para que as informações estejam disponíveis sempre quando os profissionais precisarem. Ao centralizar todos os recursos, a plataforma de gerenciamento de documentos consegue estruturar um fluxo simples, em que as informações saem de seu sistema para quem precisa.
4 – Elaboração de perfis de acesso
O roubo de informações sigilosas é de longe uma das principais preocupações das empresas atualmente. O receio se faz necessário, uma vez que os dados se tornaram a matéria-prima de todos os processos corporativos nos dias de hoje. A questão é saber que a maioria dos vazamentos se dá por falhas internas, como login aberto ou facilidade no acesso. Por conta disso, os melhores softwares de gerenciamento criam diferentes perfis de acordo com o nível e a tarefa do colaborador. Assim, um profissional da área de marketing não consegue entrar nas pastas destinadas ao diretor-executivo, por exemplo.
5 – Redução de tempo e aumento de produtividade
Por fim, é importante ressaltar que o gerenciamento eletrônico de documentos impacta positivamente na produtividade de todos os colaboradores. Poucas empresas mensuram quanto tempo desperdiçam à procura de arquivos que irão embasar decisões e/ou iniciativas na rotina corporativa. Entretanto, estimativas de mercado indicam que um profissional chega a perder 25% do seu tempo na semana em busca de documentos que não foram armazenados corretamente. Isso mesmo, um quarto do tempo semanal. Convenhamos, um período considerável que a pessoa poderia dedicar a outras atividades mais importantes.
A boa notícia é que as soluções de gerenciamento de documentos já são uma realidade no mercado brasileiro. Com o apoio de fornecedores especializados na área, é possível encontrar as melhores ferramentas que resolvem os problemas de forma rápida e eficiente. Atualmente, não há mais desculpa para não digitalizar os documentos e conseguir melhorar a produtividade.
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