Com a pandemia do novo Coronavírus, os Conselhos de administração se viram obrigados a deixar os papéis de lado e digitalizar seus processos de governança corporativa. Em contrapartida, os casos de ameaça digital aumentaram 400% de 2019 para 2020, segundo a Cybersecurity Intelligence. Então, como evitar esse tipo de problema e garantir a segurança neste processo?
A resposta para essa questão não é o retorno a utilização do papel e sim, o próprio avanço da tecnologia. Neste contexto, a aquisição de uma plataforma de governança pode ser um investimento imprescindível (e, até mesmo, inadiável!) para algumas organizações, propiciando diversos benefícios. Para te ajudar a entender melhor como um software pode te beneficiar neste cenário, a Atlas Governance listou 13 motivos para contratar um sistema de Governança para sua companhia. Confira:
1º Registro e preparação das reuniões do Conselho de Administração de forma prática e segura
Os portais de Governança Corporativa contam com agendas exclusivas dentro da plataforma que funcionam de forma prática e segura;
2º Criptografia de ponta-a-ponta nas reuniões por videoconferência
Presente na maioria dos aplicativos de videoconferência, esse tipo de segurança faz com que os dados da conversa sejam acessados apenas por quem participa dela nas duas extremidades;
3º Controle de permissão de acesso a documentos para consulta, impressão e edição por tipo de usuário
Todas as atividades realizadas no portal de Governança Corporativa são controladas pelo gestor, o que garante mais proteção aos seus dados e evita que qualquer um possa retirar um documento sigiloso da plataforma;
4º Proteção dos documentos, dados e informações confidenciais da organização com o uso de mecanismos de segurança da informação de alta confiabilidade
Recursos que você vai encontrar no sistema: autenticação de usuários por múltiplos fatores, log de auditoria, criptografia de nível bancário, e-mail de confirmação de login, marca d ́água em 100% dos documentos, dentre outros;
5º Assinatura eletrônica e digital e com CPF de atas e outros documentos, com total praticidade e segurança da informação.Você não precisará sair da plataforma para gerar esses recursos. Todos estão integrados no portal gerando maior confiabilidade e segurança para o usuário;
6º Redução significativa ou até mesmo eliminação do volume físico de documentos de governança da organização: 100% digital
Com a implementação de um portal de Governança Corporativa, além de você ganhar tempo e praticidade, ajuda o meio ambiente por meio da sustentabilidade, já que não há utilização de papel;
7º Otimização da comunicação e compartilhamento de dados, informações e documentos entre os conselheiros de administração e os membros dos demais órgãos de governança da organização
Todos os dados na plataforma são compartilhados de forma segura e prática para melhor experiência do usuário;
8º Acompanhamento da execução das ações deliberadas pelo Conselho de Administração e dos projetos estratégicos aprovados
Toda movimentação fica registrada no sistema caso necessite de uma checagem para saber o andamento do processo ou fazer uma investigação;
9ºCapacidade de indexação e busca de materiais, informações e dados que foram utilizados nas reuniões, ou até mesmo durante as reuniões, se for preciso
Caso necessite buscar um material que esteja na plataforma, basta procurar por palavras-chaves que estejam no documento/portal para encontrar rapidamente o que precisa;
10º Consolidação de todos os materiais da reunião em livro, com paginação e marca d ́ água
Com a colocação de marca d’água, gerada pelo portal nos documentos, o Conselho ganha um recurso a mais contra a falsificação e ameaças digitais;
11º Disponibilidade de acesso remoto e a partir de qualquer dispositivo aos materiais que serão utilizados nas reuniões
A integração facilita a vida do conselheiro gerando praticidade e agilidade na hora de executar ou participar de uma reunião;
12º Disponibilidade de acesso off-line a todo o material da reunião
Caso você tenha algum problema de conexão e precise checar um material, o portal fornece a possibilidade de você acessá-lo fora da rede de conexão com a mesma eficiência e segurança;
13º Inserção de anotações nos documentos que serão utilizados pelos conselheiros e membros de comitês nas reuniões
O Conselho não precisa sair da plataforma para enviar alguma mensagem, solicitação ou observação para o grupo de conselheiros. Tudo isso pode ser feito de uma maneira segura e prática.
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