Caminhos para evitar gastos é uma busca constante dentro das empresas. Algumas rotinas em prol da digitalização de setores foram alteradas dentro de muitas companhias com o passar dos anos e isso já se converte em bons resultados, mas ainda há um método que não foi implementado pela maioria e que pode fazer a diferença quando o assunto é economia de tempo e dinheiro: a digitalização de documentos.
Não faz muito tempo que os escritórios costumavam ser como aqueles típicos de filmes e seriados, como The Office, com inúmeras caixas, arquivos e gavetas para guardar tanta papelada. De acordo com uma pesquisa realizada pela PwC, gestores perdem em média 1 mês, dos 12 meses do ano, procurando por informações armazenadas de forma inadequada ou por desorganização. Além disso, em empresas analógicas os documentos são fotocopiados, em média, 19 vezes, quando cerca de 40% delas são desnecessárias.
Segundo Bruno Doneda, CEO da Contraktor, plataforma de gestão de documentos e assinatura digital, algumas mudanças podem acelerar rotinas dentro das empresas. “O método de transformação digital é a alternativa mais eficaz para o aprimoramento e definição dos processos internos relacionados aos diversos documentos. Já comprovado através de indicadores de desempenho no que concerne à redução de custo operacional, diminuição de extravio de documentos e agilidade no processo de fechamento de negócios com clientes e fornecedores”, comenta o especialista.
O que antes vivia em gavetas e arquivos, hoje pode ficar ainda mais seguro se guardado em formato digital. Sendo assim, a empresa listou alguns itens que eram comuns no mundo ‘analógico’ e que foram totalmente adaptados para a realidade tecnológica que temos nos dias atuais:
Aviso de recebimento (AR)
Já é possível substituir o antigo aviso de recebimento de papel por um comprovante de recebimento e abertura de email, que a pessoa recebe quando alguém abre um documento enviado. Além disso, ainda é possível ter o registro da data e hora em que um participante acessou o documento.
Reconhecimento de Firma em Cartório
A ida ao cartório é um dos maiores entraves burocráticos que ainda temos no Brasil. Afinal, quem nunca precisou ir até uma unidade apenas para reconhecer firma? Pois saiba que essa já não é mais a única opção. Usando o certificado digital emitido pela ICP-Brasil, que tem validade judicial e fé pública, não é mais necessário reconhecer firma para garantir a autenticidade e incluir um selo/carimbo em um documento.
Arquivos
Uma opção muito mais segura do que os arquivos é justamente o armazenamento desses documentos em nuvem. Além de também evitar que um documento seja arquivado de forma inadequada, é possível permitir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a ele, reduzindo drasticamente os riscos de vazamento de informação, além da economia de espaço físico na sua empresa.
Se com esses exemplos foi possível perceber que escolher processos digitais é uma opção economicamente viável e até mais consciente, mas ainda há dúvidas de como os procedimentos antigos ocorrem quando é tudo feito pelo computador, é possível conferir mais detalhes na tabela.
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