O ano de 2020 foi completamente atípico e fez com que novas formas de trabalhar ou se comunicar com familiares e amigos fossem experimentadas para sentir proximidade mesmo à distância. As tarefas e ambientes de trabalho sofreram alterações e foi necessário se adaptar ao “novo normal”, realizando processos que antes eram físicos de forma digital. Isso fez com que pessoas que ainda não conheciam a facilidade oferecida pelos documentos digitais dessem conta de que é uma opção segura, fácil de usar e que não utiliza papel, contribuindo para o meio ambiente.
Se você foi um dos indivíduos que não teve contato com os documentos tecnológicos no ano passado e não conhece o assunto, a Contraktor, plataforma de gestão de contratos e assinatura digital, lista abaixo 5 motivos para começar o ano de 2021 transformando papéis em documentos digitais.
1. Não é necessário imprimir e guardar – Quando se opta pela utilização de documentos digitais não é preciso se preocupar com impressão e em como e onde os papéis serão armazenados, já que os documentos ficam arquivados em nuvem, ou seja, em um servidor online, lacrados com criptografia e hash de segurança. Além disso, com esse tipo de estocagem, os documentos ficam organizados, evitando extravios e perdas, que acontecem com mais frequência quando se armazena contratos físicos.
2. São assinados online – As assinaturas digital e eletrônica podem ser utilizadas em diversos tipos de documentos e são amparadas pela MP 2.200-2/2001 que, entre outras coisas, diz respeito à garantia da autenticidade, da integridade e da validade jurídica de documentos em forma eletrônica. O órgão responsável por regular essa medida é o ICP Brasil – Estrutura de Chaves Públicas Brasileira, que é uma cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão.
3. Visíveis apenas para quem possui acesso – Os documentos físicos necessitam do reconhecimento de firma, em alguns casos são enviados por meios de transporte e passam por algumas áreas até serem finalizados. Sendo assim, pessoas que não estão entre os envolvidos podem ter acesso a informações sigilosas ou até realizarem alterações indevidas. Com o uso da assinatura digital, nenhum processo manual ocorre. Tudo é feito em ambiente tecnológico e apenas as partes envolvidas podem acessar o documento.
4. Podem ser concluídos de qualquer lugar – A burocracia dos papéis e documentos físicos gera transtornos desnecessários, tornando-se um obstáculo para fechar vendas e formalizar negócios. Porém, de forma rápida e fácil é possível fazer tudo isso online, sem precisar se deslocar para colher assinaturas e depois formalizá-las em um cartório, evitando assim, perder tempo em filas, pagar uma pessoa para fazer o serviço e, em tempos de pandemia, evitando o contato.
5. São seguros – Existem plataformas específicas para a conclusão do processo digital, com inclusão da assinatura digital. Elas são conhecidas como Autoridades Certificadoras e permitem que documentos para qualquer finalidade possam ser assinados. Elas foram desenvolvidas para ler e autenticar Certificados Digitais, formalizando documentos. Uma delas é a Contraktor, que consegue centralizar todas as etapas do ciclo de vida dos documentos em um único ambiente e garantir que os contratos das empresas estejam armazenados de forma compacta, oferecendo uma opção confiável para pessoas e empresas de pequeno, médio e grande portes.
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