Por Rodrigo Giosa, CTO at eBox Gestão e Proteção da Informação S.A.
A organização de documentos é uma ação capaz de auxiliar as atividades diárias da empresa de modo significativo. Independentemente do tamanho do negócio, ele tem alguns documentos essenciais, como notas fiscais de fornecedores, balanços financeiros, cadastro de clientes com dados etc.
Uma gestão documental feita de forma assertiva pode ser o diferencial nos seus resultados de produtividade. Ela pode acontecer de maneira estratégica, por meio de tecnologias que o mercado oferece.
Quer conhecer mais sobre o impacto que uma administração eficiente de documentos pode causar na organização? Confira!
Facilidade em encontrar documentos
Organização é um aspecto que leva à facilidade de os funcionários encontrarem qualquer documento em tempo hábil. Essa ação faz total diferença em uma instituição que valoriza e deseja ajudar seus colaboradores a trabalharem com mais conforto.
É importante investir na padronização dos documentos para que eles sejam facilmente encontrados. Isso se torna possível quando eles estão localizados em um único lugar.
Melhora nas atividades diárias
Ao ter os seus documentos bem organizados, a empresa promove melhorias nas atividades de rotina dos seus funcionários. Isso é uma forma, também, de ajudar os colaboradores a crescerem continuamente por intermédio das suas tarefas diárias.
Redução de estresse ao buscar documentos
A eliminação do estresse é um dos benefícios que as empresas modernas se preocupam em reduzir, a fim de evitar turnover na organização. Saber que a empresa é bem estruturada administrativamente pode atrair os talentos mais qualificados, por saberem que é um local que se preocupa com o bem-estar dos seus colaboradores.
Agilidade e produtividade
Ter os documentos bem guardados em locais que possam ser encontrados facilmente agiliza todos os processos de rotina que os funcionários precisam desenvolver para atender bem os seus clientes, fornecedores e todos os envolvidos nos trabalhos que a empresa oferece. A celeridade dos processos está diretamente ligada à produtividade dos serviços dos profissionais e à produtividade que leva ao sucesso da organização. Veja algumas táticas para alcançar tais benefícios para sua organização.
Invista em tecnologias modernas
Cada dia mais as empresas devem estar atualizadas sobre o que o mercado dispõe para o crescimento do seu empreendimento. As novas tecnologias avançam e tudo é atualizado com muita rapidez para permitir que as organizações estejam preparadas para a competitividade.
A eBox Digital, por exemplo, tem soluções que vão desde a excelente gestão de documentos até os processos admissionais de novos colaboradores, ou seja, é uma plataforma ampla, com estruturas confiáveis que otimizam qualquer setor.
Digitalize os documentos
A transformação digital chegou para realmente transformar as ações das empresas que desejam potencializar a rotina de trabalho dos seus colaboradores. A digitalização dos documentos é uma estratégia de tê-los constantemente em seus arquivos digitais. Mas esse é um processo sério e que tem normas a serem cumpridas. A eBox Digital digitaliza os documentos com certificação digital, conforme o Decreto Federal nº 10.278, e disponibiliza-os em uma plataforma web segura.
Contrate uma empresa certificada
Uma forma de ter certeza se você está realmente investindo em serviços confiáveis é conhecer se a terceirizada é habilitada para o tipo de prestação de serviço. As certificações que as empresas conquistam, por atender a todas as normas legais, faz com que elas recebam diversas certificações específicas.
A eBox Digital possui duas certificações integradas, ISO 27001 e ISO 27701, que correspondem à seriedade com a qual ela cuida dos dados e de todos os documentos armazenados em sua plataforma. Isso comprova que a empresa atende a todas as normatizações legais no que se refere à seriedade com que trata documentos e dados.
As certificações significam que a terceirizada tem potencial para garantir a segurança das informações e dados pessoais, por meio de um sistema de gestão estruturado para a privacidade desses conteúdos. Conheça melhor o significado das duas ISO:
a ISO 27701 diz respeito ao Sistema de Gestão da Segurança e Privacidade da informação;
é uma extensão da ISO 27701, na qual a eBox Digital já é certificada desde 2019;
é uma norma totalmente aderente à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e a GDPR.
Os consultores da eBox Digital trabalham na criação de projetos sob medida para atender a todas as necessidades da área de atuação do seu negócio. Assim a empresa tem expertise nesse formato de atendimento.
Mais pontos em auditorias
Uma empresa que tem como objetivo ser renomada no mercado vê a organização de documentos como uma das estratégias de pontuar no momento em que é feita uma auditoria no seu setor administrativo. Não é uma tarefa fácil, mas com o apoio de uma instituição séria e especializada, a gestão documental passa a atender todas as normas que a LGPD estabelece para resguardar os dados que a empresa tem em sua posse.
A auditoria é uma prática indispensável para o desenvolvimento da organização. Normalmente é estabelecido um prazo para que a instituição atenda a todas as exigências regulatórias. Ao ter uma gestão documental bem organizada, a pontualidade no prazo da auditoria e a fiscalização ficam fáceis de serem atendidas.
Otimização do compartilhamento
Praticamente está acabando a era de circulação de documentos físicos nas empresas. A perda de tempo nesse deslocamento, a possibilidade de extravio e a demora em solucionar problemas podem ser totalmente solucionados implementando um gerenciamento de documentos por meio de recursos tecnológicos.
Por meio dessa solução, os documentos podem ficar disponíveis no sistema da empresa para que, em qualquer momento, eles possam ser acessados e compartilhados para resolver qualquer situação operacional.
Então? Detectou quantos impactos a organização de documentos pode causar na sua empresa? O ideal é investir em um software próprio para isso. A eBox Digital possui uma plataforma moderna, inovadora e certificada para oferecer o gerenciamento de documentos para empresas que compreendem o grau de importância desse processo para as atividades de rotina dos seus funcionários. Com a eBox Digital, você pode fazer a guarda de documentos físicos e digitais e ter um plano de classificação documental, tabela de temporalidade, digitalização dos documentos e muito mais.
Quer conhecer melhor a eBox Digital? Então que tal fazer contato? Vamos apresentar todos os nossos recursos sobre gestão documental.
Publicado em eBox Digital.
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