Por José Guilherme Junqueira D. de Souza CDIA+, MIT, CGD, EDP
Presidente da ABEINFO e Consultor em Transformação de Processos em Digitais
Se a guarda de documentos físicos ainda é uma realidade para a maioria das empresas, o futuro aponta para que, em breve, esse cenário se modifique completamente.
Trabalhei por mais de 20 anos, como executivo, em empresas, nacionais e multinacionais, que oferecem esse tipo de armazenamento de documentos e consegui acompanhar, de perto, a constante necessidade de uma rápida diversificação na oferta de serviços que agregassem tecnologia e soluções digitais para a substituição do velho e tradicional papel.
Se por um lado os acionistas entendem essa necessidade, por outro lado um faturamento constante e muito significativo da guarda de documentos físicos coloca, a maioria deles, em uma zona de conforto que faz com que adiem seus planos de investimentos realmente substanciais para promover uma mudança em seus negócios e transformá-los em digitais.
Apostar que a guarda de documentos físicos vai durar para sempre, vai fazer com que suas marcas, em breve, passem a fazer parte da enorme lista de empresas que deixaram de existir por não inovar, como Blockbuster, Kodak, Yahoo, Blackberry, Nokia, dentre tantas outras.
O segmento precisa, apesar do enorme volume de papeis ainda gerado diariamente e dos bilhões de documentos ainda armazenados fisicamente, criar um estratégia de transformação digital e passar a oferecer, não apenas serviços de digitalização, que hoje já o fazem, mas soluções eficazes para garantir que os documentos passem a nascer de forma digital e não mais em papel para depois serem digitalizados.
Apesar da tendência de não usarmos papel, ele ainda é predominante em muitos processos de negócio, o que cria uma ampla oportunidade para a oferta de soluções com tecnologia agregada. Cortar papel é cortar ineficiência.
Economia operacional e melhorias nos processos por fluxos de trabalho mais digitais e menos dependentes de papel são essenciais para que as empresas sobrevivam no futuro próximo. As empresas que ainda trabalham na “velocidade do papel”, estão, cada vez mais, se tornando menos competitivas e mais irrelevantes.
Apesar do “fator humano” ainda ser o maior problema na remoção do papel dos processos de negócios, cada vez mais trabalhamos de forma remota, todo mundo tem um scanner de bolso e recursos de digitalização em seus smartphones, permitindo digitalizar na hora e eliminar o papel na sua fonte (se ele ainda existir).
Tecnologia não é mais uma barreira para termos uma empresa sem papel.
Dessa forma, nesta edição buscamos, justamente, entender o momento de cada empresa do segmento de guarda e gerenciamento de documentos, seus planos, estratégias e soluções que contribuam, cada vez mais, para que empresas e negócios se tornem digitais.
Publicado originalmente na Revista ABEINFO nº 3.
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