Como estão os fluxos de trabalho e a automação de processos de negócios nas empresas? Como a pandemia afetou e quais tendências em gestão de processos de negócios (BPM) são esperadas para 2022? Estas são as perguntas respondidas por 500 executivos de diferentes empresas na Alemanha, EUA, Brasil, México e Cingapura no último OTRS Group Spotlight sobre BPM, realizado em setembro passado.
Segundo Luciano Oliveira, diretor geral Brasil e Portugal do OTRS Group, as principais tendências no ambiente de trabalho para 2022 são: trabalho híbrido, inteligência artificial para automatizar tarefas repetitivas e o aprimoramento dos fluxos de trabalho.
Os resultados da pesquisa destacam quatro pilares:
A Pandemia resultou em fluxos de trabalho aprimorados na maioria das empresas.
Um total de 63% dos entrevistados afirmou que os fluxos de trabalho e processos de negócios melhoraram em suas empresas, com os números em diferentes países variando de 53% a 78%. O fato de que os processos nas empresas foram deteriorados como resultado da pandemia foi verdadeiro apenas para uma proporção muito pequena dos entrevistados, pouco menos de 6%. Aqui, as diferentes proporções: Alemanha – 7%, EUA – 4%, Brasil – 1%, México – 12% e Cingapura – 5%. Portanto, pode-se presumir que, embora a pandemia tenha abalado os fluxos de trabalho das empresas, todos foram amplamente capazes de melhorar durante a crise. Isso permite que as companhias sejam mais flexíveis e resilientes hoje.
Fator de sucesso na crise: redesenho ativo de processos em torno do escritório doméstico.
A necessidade do home office foi um dos maiores desafios para os fluxos de trabalho existentes, em todos os países pesquisados. Não surpreendentemente, habilitar e trabalhar ativamente com bons fluxos de trabalho remoto, foi visto como o maior fator de sucesso de melhoria de processo entre todos os entrevistados, com uma média de 52%, variando de 48% a 62% nos diferentes países pesquisados. O tempo economizado por meio do trabalho remoto foi citado por um terço dos entrevistados, 33%, como o motivo mais importante para a implementação de melhorias nos processos de negócios. “As empresas que automatizaram com sucesso seus processos se beneficiam da capacidade de realizar suas tarefas com rapidez e precisão e podem contar com a execução automática de outras etapas de processo necessárias.” disse Christopher Kuhn, COO do OTRS Group, “Isso ocorre simplesmente porque o trabalho passa por processos definidos e automatizados, de modo que as tarefas são encaminhadas de forma adequada a todos os interessados para serem concluídas. O trabalho remoto, em particular, pode ser feito com segurança e facilidade dessa maneira”.
O que ainda impede a automação dos processos de negócios?
Apesar do progresso mencionado que muitas empresas foram capazes de fazer com seus fluxos de trabalho durante a pandemia, os obstáculos que ainda impedem a automatização de processos de negócios também são aparentes: daqueles que alegaram não ter trabalhado ainda na automação de processos, quase um terço, 30%, disseram que isso ocorre porque seus fluxos de trabalho manuais são suficientes. Dois outros obstáculos observados receberam, cada um, cerca de 27% das respostas: essas eram as despesas iminentes e a falta de uma ferramenta adequada para um projeto de BPM. Para superar essas inibições e identificar o potencial de melhoria em seus fluxos de trabalho, explica Kuhn, “é útil visualizar os processos de negócios em um diagrama. Esses processos de negócios podem ser automatizados com ferramentas que reduzem o caos no ambiente de trabalho, tornando as tarefas e a comunicação mais rápidas e livres de erros”.
Tendências esperadas para 2022: Big Data e IA em BPM.
Quando questionados sobre as tendências para 2022, cerca de um quarto dos entrevistados disse que o gerenciamento de processos baseado em dados se tornará uma realidade e que a inteligência artificial será usada na automação de processos de negócios. No geral, a maioria dos entrevistados em todos os países, 31%, espera que o gerenciamento de processos de negócios receba mais atenção e orçamento no próximo ano. “A pandemia apresentou desafios significativos aos processos de negócios das empresas em todos os lugares”, disse Kuhn, resumindo os resultados. “Mas a pesquisa mostra que a maioria saiu da crise mais forte e com fluxos de trabalho aprimorados. Aqueles que abordarem o assunto sistematicamente serão capazes de remover os últimos obstáculos, encontrar o software certo e se beneficiar de processos automatizados nos próximos anos.”
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