A automação de processos está impulsionando a transformação digital nos negócios. Operações como organização de banco de dados, verificação de identidade, assinaturas de contrato digital são exemplos que trazem agilidade ao negócio. Na outra ponta, o cliente fica mais satisfeito com a melhora da experiência no atendimento. O que poucos executivos sabem é que há muitos outros processos que podem ser otimizados, e o process discovery pode ajudar a encontrá-los.
Também conhecido como descoberta de processos, process discovery é um método para compreender e documentar tudo a respeito dos processos atuais de uma organização. Quando não aplicado, há riscos de simplesmente não saber a causa dos problemas, como resultados inconsistentes e retrabalho.
Neste artigo, conheça melhor o process discovery e saiba como identificar oportunidades de melhorias através dessa técnica.
Qual a metodologia de process discovery?
O processo de discovery envolve a aplicação de um conjunto de ferramentas — incluindo Inteligência Artificial e machine learning — para criar uma representação dos processos atuais de um negócio, como fluxos de trabalho, estruturas e elementos. Para isso, o método extrai informações de todos os registros, documentações e sistemas de tecnologia de uma organização. Assim, você pode identificar incongruências nos seus processos, localizar gargalos, desvios e exceções.
O método pode ser feito seguindo diferentes metodologias:
Mapeamento de processos
Realização de workshops com diferentes grupos de perfis envolvidos nos processos. O objetivo é documentar todo o processo principal: variações, dados adicionais — como prazos de entrega —, como são aplicadas as tecnologias existentes e o objetivo das aprovações.
Análise dos processos de negócio atuais
Cada processo é analisado e descrito detalhadamente. É verificado o que funciona bem e quais são os pontos fracos. São levantadas as habilidades disponíveis e aquelas que ainda são necessárias. Também é realizada uma classificação das atividades em categorias como:
Atividades de ações;
Atividade de aprovação;
Valor e sem valor agregado;
Sobreposições e retrabalhos.
A metodologia também prevê a divisão de responsabilidade entre pessoas e departamentos e a categorização de acordo com a prioridade do processo.
Identificação de oportunidades de melhoria
O objetivo é encontrar oportunidades de melhorias tanto de curto como longo prazo.
Curto prazo: são aquelas melhorias que podem ser feitas rapidamente e com pouco esforço, como compartilhamento de informações ou eliminação de etapas.
Longo prazo: exige um investimento e, portanto, a elaboração de um business case. Podem ser executadas via métodos manuais ou com apoio de tecnologia.
Diferença entre process discovery e process mapping
Existem diferentes maneiras de descobrir processos e o process mapping é outro bastante utilizado. No entanto, não deve ser confundido com o process discovery, apesar de uma das suas metodologias envolver o mapeamento de processos.
Process mapping é um método aplicado para representar visualmente o fluxo de trabalho de processo. Resulta em diagramas ou mapas do processo, que ajudam a entendê-lo, interpretá-lo e melhorá-lo. Podemos considerar o process discovery como uma etapa anterior do mapeamento de processos.
Product discovery também não é sinônimo de process discovery
Enquanto o processo de discovery identifica a estrutura atual e o fluxo de trabalho em andamento, o product discovery descreve a atividade que será realizada para que seja tomada uma decisão sobre o que realmente será feito. Não envolve, portanto, análise do que está sendo realizado.
Partes envolvidas no process discovery
As partes interessadas de um processo também compõem as partes envolvidas no process discovery. São necessárias várias pessoas, já que muitas habilidades e informações são requisitadas.
Proprietário do processo: pessoa com responsabilidade geral pelo processo. É responsável, também, pela precisão da documentação e alterações propostas ao processo. Pode também assumir a função de gerenciamento do projeto de process discovery.
Cliente: interno ou externo, seu processo só existe para garantir a satisfação do cliente. Seus requisitos devem ser sempre considerados.
Executante: as pessoas que conduzem o processo — ou alguma de suas etapas — podem fornecer todas as informações sobre o está e não está sendo feito, e o que deveria ser realizado.
Aprovador: cada processo pode ter vários aprovadores. É essencial descobrir a função de cada um para entender o que está sendo aprovado.
Analista de negócios ou processo: pessoa que normalmente assume o processo de discovery. Deve ter experiência na aplicação do método e conhecimento sobre o processo.
Problemas comuns causados pela falta de processos descobertos
À medida que as organizações modernizam suas infraestruturas e aumentam o volume de atendimento, novos processos vão sendo criados. E apesar das operações caminharem bem, certamente algumas tarefas poderiam ser aperfeiçoadas.
Falta de uniformidade na execução de processos, causando a perda de etapas importantes;
Pouco ou nenhuma documentação dos processos, o que dificulta a sua otimização;
Inconsistência de resultados;
Problemas nas operações e sobrecarga de trabalho devido a não descoberta de das etapas.
Como identificar oportunidades de melhorias
Com a aplicação do process discovery você irá criar um documento norteador dos seus processos de negócio. A partir daí, identificar oportunidades de melhorias se torna uma tarefa mais simples. É preciso, no entanto, incluir algumas informações-chave, como:
Processos e tarefas que são realizadas na organização;
Responsáveis por cada processo ou etapa de processo;
Prazos de tarefas e quanto tempo levam para serem executadas;
Interações e interfaces com tecnologias;
Registros das atividades dos processos;
Entradas e saídas de cada processo ou etapa.
Com base nessas informações você pode analisar os processos e saber como cada um funciona e quais são seus pontos problemáticos que podem, então, ser melhorados.
Publicado originalmente em Stoque
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