Uma boa gestão documental é essencial para qualquer empresa. Seja no processo de criação ou arquivamento de documentos, esse conjunto de procedimentos requer processos normatizados para que tudo aconteça de forma adequada.
Para facilitar ainda mais, surge o workflow, uma das ferramentas existentes dentro do Gestão Eletrônica de Documentos (GED), com o objetivo de mapear, agilizar, aprimorar e automatizar os processos dentro de uma empresa.
Entenda o que é workflow
A tradução literal da palavra significa “fluxo de trabalho”. Isto é algo que toda empresa tem, já que é um ambiente que envolve tarefas, informações e documentos.
Mas o que o workflow como uma das ferramentas do GED é gerenciar os processos utilizando ferramentas de TI para agilizar e simplificar esses procedimentos.
Informatizar a gestão documental da sua empresa pode trazer diversas vantagens para o seu negócio. Foi pensando nisso, que separamos 5 benefícios que o workflow pode trazer para sua empresa:
1 – Tomada de decisões ágil e rápida
Nada como tomar uma decisão baseada em dados concretos e de fácil acesso, não é mesmo?
Com o workflow aplicado à gestão documental você tem acesso a um clique de distância das informações que necessita. Essa facilidade permite maior assertividade para focar no crescimento e melhorias do seu negócio.
2 – Menos custos, mais economia
Outra vantagem do workflow é o processo de digitalização de documentos que facilita a forma como as informações são tratadas e organizadas numa empresa.
A digitalização, além de reduzir os custos com papel e impressão, também evita gastos com cópias e economiza tempo, já que os colaboradores podem acessar informações que lhes são importantes a um clique, fazendo com que a produtividade aumente.
Sem falar na redução das necessidades de espaço para arquivamento de documentos, pois todos os arquivos estarão armazenados eletronicamente de forma segura.
3 – Backup para a proteção de documentos
Uma das formas mais eficazes de proteger documentos é a digitalização. Porém, digitalizar e armazenar no computador pode evitar os desgastes das ações do tempo e da natureza, mas não impede que esses documentos sejam excluídos ou sejam perdidos para um pane digital, por exemplo.
É por isso que o backup se torna também tão importante nesse processo. Os documentos são copiados e guardados em nuvem para que possam ser acessados de forma segura caso aconteça algum imprevisto nos computadores da empresa
4 – Segurança no acesso de documentos
Não é porque as informações estão nos computadores da empresa que todos os colaboradores precisam ter acesso a elas.
Com o workflow trabalhando junto da gestão documental, cada colaborador acessa os documentos que estão relacionados à função que desempenha.
Assim, as informações do seu negócio são protegidas não só de acessos indesejados, mas também de hackers e outras invasões.
Cada colaborador possuirá sua senha para acessar o sistema, mas isso não quer dizer que ele terá acessos a todos os documentos armazenados
5 – Informação centralizada e integrada
Já pensou se determinados documentos da sua empresa estivessem somente em computadores específicos? Acessá-los seria um verdadeiro processo que levaria tempo e, consequentemente, diminuiria a produtividade dos colaboradores.
O workflow permite que todas as informações do seu negócio fiquem centralizadas nos sistemas ligados aos computadores.
Assim, os colaboradores poderão acessá-los de suas máquinas de forma simples e rápida. E claro, eles terão acesso somente aos documentos importantes para o desempenho das suas funções.
Além disso, com o workflow, os documentos da sua empresa passam a trabalhar de forma integrada para que seja possível analisar todos os departamentos de forma interdependente, através do cruzamento de bancos de dados com informações contidas em documentos.
Como vimos, o workflow vai muito além do processo de digitalização de documentos. É um sistema que automatiza, agiliza e aprimora os processos da sua empresa, fazendo com que as atividades fluam de forma mais dinâmica e decisões sejam tomadas de forma mais assertiva.
A gestão documental é um processo essencialmente importante para a sua empresa, e precisa de constantemente aprimorado para que não haja perdas na produtividade e das informações.
Com o workflow você tem uma ferramenta do GED integrada e baseada nas necessidades do seu negócio para que tudo fique mais fácil e organizado. É muito mais produtividade e aumento de rendimentos para a sua empresa.
Conte com a Soluarq para encontrar o workflow que melhor se adapta ao seu caso e combine com a sua gestão documental.
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Publicado em Soluarq
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